home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ JCSM Shareware Collection 1996 September / JCSM Shareware Collection (JCS Distribution) (September 1996).ISO / orgpims_ / cards7.zip / ORGANIZE.EXE / OYC.DOC < prev    next >
Text File  |  1995-09-13  |  89KB  |  2,105 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.         ORGANIZE! YOUR SPORTS CARDS
  8.            
  9.         A Complete Database For Organizing Sports Cards
  10.  
  11.  
  12.         Baseball
  13.         Basketball
  14.         Hockey
  15.         Football
  16.         Stock Car Racing
  17.           and any other type of sports card!
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.                                  HomeCraft Software
  26.                                      P.O. Box 974
  27.                               Tualatin, OR  97062  USA
  28.           
  29.                   In the U.S. call 1-800-207-7735 to order your copy
  30.                                 
  31.                                 Compuserve: 71450,254
  32.                                    AOL: Steve-PSG
  33.                            EMail: 71450.254@compuserve.com
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49. This manual and accompanying software copyright 1991, 1992, 1993,
  50. 1994, 1994 by H.C.P. Services, Inc.--All Rights Reserved
  51. Portions Copyright 1985, 1986, 1987, 1988 Microsoft Corporation
  52.  
  53.  
  54. TRY BEFORE YOU BUY
  55.  
  56. This software is distributed as shareware.  This means you can
  57. try this software to find out whether it provides what you need
  58. before you pay for it.  There are no limits nor is it crippled in
  59. any way.  It is true "try before you buy" software.  
  60.  
  61. You may have obtained this software from a shareware disk vendor,
  62. a bulletin board or a friend.  I hope you also feel free to share
  63. copies of it with your friends and upload it to your favorite
  64. bulletin board(s).  If you find you like this software and you've
  65. been using it for more than 30 days, you must register as a user
  66. by purchasing a registered copy.  This software may not be used
  67. for more than 30 days without registering.
  68.  
  69.  
  70. Registration Information
  71.  
  72. This is a copyrighted software program protected by both U.S. and
  73. international copyright law.  If you are using this software for
  74. more than 30 days you must purchase a registered copy in order to
  75. continue to use it.  The registration for a single copy is $39.95
  76. (plus $6.00 S&H - $10.00 outside North America).  Please note:
  77. even though you may have purchased this disk from a retail store
  78. or via mail order, you have not purchased a registered copy. 
  79. What you've paid for this disk was a fee that compensates the
  80. vendor for their costs, time and effort in making this disk
  81. available.
  82.  
  83. We accept company checks, personal checks, VISA and Master Card.
  84. All amounts shown are in U.S. dollars.  All checks in U.S.
  85. dollars must be drawn on a U.S. bank.  Users outside the U.S.:
  86. We accept cheques in your local currency from users in
  87. Canada, Mexico, Australia, the United Kingdom, New Zealand,
  88. Sweden, Norway, France, Germany, Denmark, The Netherlands, Japan
  89. and Switzerland.  We will add other countries as our bank allows.
  90.  
  91. You can register as a user via Compuserve using the ID number
  92. listed on the first page.  Just send us an E-Mail giving your
  93. name, address, credit card number, the disk size you need and the
  94. name of the program.  For additional information about
  95. registering, please see the order form (also included on the disk
  96. as the ORDER.FRM file)
  97.  
  98. When you register you will receive:
  99.  
  100. []  The current version of this software.  We are constantly
  101. making improvements and adding features suggested by users.  We
  102. do not duplicate your disk until just before we ship the
  103. registered version of your software, thus you get the very latest
  104. version.
  105. [] One year of technical support via telephone, fax, mail or
  106. electronic mail.
  107.  
  108. [] A free subscription to our annual newsletter which includes 
  109. user tips, help with using your computer, information about 
  110. upgrades and new cataloging systems.
  111.  
  112. [] A set of additional utilities that provide features not
  113. available in the shareware version of OYC such as the ability to
  114. control the Quick View capacity and display width, a search and
  115. replace capability, page numbering, font control, and more.
  116.  
  117. [] More than 20 additional cataloging formats that include comic 
  118. books, music, stamps, coins, video games, video tapes, phone cards
  119. and more.
  120.  
  121.  
  122. DISTRIBUTION OF THE SHAREWARE VERSION OF THIS SOFTWARE
  123.  
  124. Please see the VENDOR.DOC file for complete information about
  125. selling copies of this software or posting it on a BBS.
  126.  
  127. Please feel free to give away copies of the shareware version of
  128. this software to friends, relatives, acquaintances or even
  129. strangers.
  130.  
  131.  
  132. OUR GUARANTEE
  133.  
  134. If you have any problems with this program or the disk it is on,
  135. without regard to where you obtained it, you may send it to
  136. H.C.P. Services, Inc. (HomeCraft Software) for a free update to
  137. the current version.
  138. SPECIALTY  DATABASE    
  139. U S E R   L I C E N S E   A G R E E M E N T
  140.  
  141. NOTICE! - This manual and the enclosed software is provided to
  142. you on the express condition that you agree to this software
  143. license.  By using this software you agree to the following
  144. provisions.
  145.  
  146. <1> This manual, the enclosed software and the disks on which it
  147. is contained are licensed to you, for your own use only.  This is
  148. copyrighted software.  You are not obtaining title to the
  149. software or any copyright rights.  You may not sublicense, rent,
  150. lease, modify, translate, convert to another programming
  151. language, decompile, or disassemble the software for any purpose.
  152.  
  153. <2> You may make as many copies of this software as you need for
  154. backup purposes and copies may be given away provided no fee is
  155. charged.  Private individuals may use this software on more than
  156. one computer, provided there is no chance it will be used
  157. simultaneously on more than one computer.  This software may not
  158. be used on more than one computer, nor installed on more than one
  159. hard disk, nor installed on a network when used by a business,
  160. corporation, government agency or department, or institution of
  161. any kind.  If you need to install this software on more than one
  162. computer or on a network, please contact us for information about
  163. a site license.
  164.  
  165. WARRANTY - HCP SERVICES INC. DISCLAIMS ALL WARRANTIES RELATING TO
  166. THIS SOFTWARE, WHETHER EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT
  167. LIMITED TO ANY IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS
  168. FOR A PARTICULAR PURPOSE, AND ALL SUCH WARRANTIES ARE EXPRESSLY
  169. AND SPECIFICALLY DISCLAIMED.  NEITHER HCP SERVICES, INC. NOR
  170. ANYONE ELSE WHO HAS BEEN INVOLVED IN THE CREATION, PRODUCTION, OR
  171. DELIVERY OF THIS SOFTWARE SHALL BE LIABLE FOR ANY INDIRECT,
  172. CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES ARISING OUT OF THE USE OR
  173. INABILITY TO USE SUCH SOFTWARE EVEN IF HCP SERVICES, INC. HAS
  174. BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES OR CLAIMS.  IN NO
  175. EVENT SHALL HCP SERVICES, INC.'s LIABILITY FOR ANY DAMAGES EVER
  176. EXCEED THE PRICE PAID FOR THE LICENSE TO USE THE SOFTWARE,
  177. REGARDLESS OF THE FORM OF CLAIM.  THE PERSON USING THE SOFTWARE
  178. BEARS ALL RISK AS TO THE QUALITY AND PERFORMANCE OF THE SOFTWARE. 
  179. Some states do not allow the exclusion of the limit of liability
  180. for consequential or incidental damages, so the above limitation
  181. may not apply to you.
  182.  
  183. This agreement shall be governed by the laws of the State of
  184. Oregon and shall inure to the benefit of HCP Services, Inc. and
  185. any successors, administrators, heirs and assigns.  Any action or
  186. proceeding brought by either party against the other arising out
  187. of or related to this agreement shall be brought only in a STATE
  188. or FEDERAL COURT of competent jurisdiction located in Multnomah
  189. County, Oregon.  The parties hereby consent to in personam
  190. jurisdiction of said courts."
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196. Information in this manual is subject to change without notice
  197. and does not represent a commitment on the part of H.C.P.
  198. Services, Inc. or HomeCraft Software.  This manual and
  199. accompanying software is copyrighted and protected under both
  200. Federal Law and the Berne Convention (international law).
  201.  
  202.  
  203.  
  204. This manual is copyright 1991, 1992, 1993, 1994, 1995 by H.C.P.
  205. Services, Inc. -- All Rights Reserved
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.  
  212.  
  213.  
  214. IBM is a trademark of International Business Machines
  215. Microsoft and MS-DOS are trademarks of Microsoft Corporation
  216. dBase III is a trademark of Ashton-Tate
  217. Organize! is a trademark of H.C.P. Services, Inc.
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224. Part number: 002-111SW
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239. HomeCraft Software
  240. P.O. Box 974
  241. Tualatin, OR 97062
  242. (503) 692-3732 (VOICE)
  243. (503) 692-0382 (FAX)     (503) 692-0382 (BBS)
  244.                   TABLE OF CONTENTS
  245.  
  246.                SECTION ONE - INTRODUCTION                   1
  247.                     Terminology                             2
  248.                     Using This Manual                       3
  249.  
  250.                SECTION TWO - INSTALLATION                   6
  251.  
  252.                SECTION THREE - QUICK START                  9
  253.                     Starting The Software                   9
  254.                     Using The Menus                         11
  255.                     Make A New Entry                        12
  256.  
  257.                     Editing                                 13
  258.                     Searching And Printed Reports           14
  259.                     Printed Reports                         15
  260.                     Utilities                               16
  261.  
  262.                SECTION FOUR - REFERENCE SECTION
  263.                          (USING ORGANIZE!)                  20
  264.                     The Main Screen                         20
  265.                     The Menus                               23
  266.  
  267.                     Make Entries Menu                       23
  268.                     Edit Menu                               25
  269.                     Search Menu                             27
  270.                          List All Entries                   27
  271.                          Sequential Searches                28
  272.                          Alphabetical Searches              29
  273.  
  274.                     Utilities Menu                          33
  275.                          Reindex                            37
  276.                          Sorting                            38
  277.                          Delete Catalog                     47
  278.                          Select Catalog                     47
  279.  
  280.                     Report Menu                             48
  281.                          Send (Report) To                   48
  282.                          Page Length                        50
  283.                          Set Up Report Format               51
  284.                          Printing Reports                   54
  285.  
  286.                     Exit Menu                               55
  287.                     
  288.                     Help Menu                               56
  289.  
  290.                     Return (Menu Selection)                 56
  291.                     Calculator                              56
  292.  
  293.                SECTION FIVE - Sports Card Collections       59
  294.  
  295.                APPENDIX A - PROBLEM SOLVING                 63
  296. ______________________ORGANIZE Your Collection - INTRODUCTION - 1 
  297.  
  298.  
  299. SECTION ONE - INTRODUCTION
  300.  
  301. ORGANIZE Your Sports Cards is an easy-to-use data base/ 
  302. cataloging program designed specifically for organizing
  303. card collections.
  304.  
  305.  
  306.  
  307. USING THIS MANUAL
  308.  
  309. This manual is divided into five sections plus appendixes.  Part
  310. one is the section you are now reading and it contains the
  311. introductory information.  Part two describes how to install this
  312. software on your computer.
  313.  
  314. The third section provides quick start instructions.  Please read
  315. this section before starting to use this software.  It is short
  316. and has been designed to provide the key information needed to
  317. get you quickly started using the basic functions provided by
  318. this software.
  319.  
  320. The fourth section is a reference section that describes in
  321. detail all of the features in this software.
  322.  
  323. Section five provides the details about cataloging a sports card
  324. collection.
  325.  
  326. No computer experience is required to use this software, however
  327. you will need to know which letter designates each disk drive on
  328. your computer.  For example, a hard disk is usually drive C and
  329. floppy disks are drives A and B.  Check your computer's manual
  330. for the letters used to designate the drives on your computer.  
  331.  
  332.  
  333. TECHNICAL SUPPORT: we provide free help with installing this
  334. software.  If you are having a problem installing it, please feel
  335. free to call or write.  We DO NOT provide technical support for
  336. unregistered users for any other reason than for helping install
  337. the software.
  338.  
  339. PSG-HomeCraft
  340. P.O. Box 974
  341. Tualatin,  OR  97062  USA
  342.  
  343. Phone: 1-(503) 692-3732
  344. Fax: 1-(503) 692-0382
  345.  
  346. The latest updates are available on the ORGANIZE! Everything BBS. 
  347. Call 1-503-692-0382.
  348.  
  349.  
  350.  
  351. ______________________ORGANIZE Your Collection - INTRODUCTION - 2
  352.  
  353.  
  354. SYSTEM REQUIREMENTS: this software will only run on computers
  355. that are fully IBM compatible and have at least 380K of memory
  356. available.  A color monitor is required for some of the features. 
  357. A hard disk is recommended, but this software will run on floppy
  358. disks provided there is a minimum of 1.44mb of disk space
  359. available.  If you have a hard disk, please put this software on
  360. your hard disk and store your database files on the hard disk. 
  361. Database software such as this software is very disk intensive. 
  362. Because of the slow speed of floppy disks using the software on a
  363. floppy disk will slow it down considerably.
  364. ______________________ORGANIZE Your Collection - INTRODUCTION - 3
  365.  
  366.  
  367. MAKE BACK UP COPIES
  368.  
  369. The most important suggestion I can pass on to you is to make
  370. back up copies of your data files (the ones that end with DAT). 
  371. If you have a hard disk I recommend using software such as
  372. FastBack or PC Tools.  You also could use the DOS back up
  373. utilities, but personally I don't use them.  I've heard of too
  374. many problems with the DOS backup utilities.  Problems such as
  375. only being able to restore lost files onto a similar computer
  376. using the same version of DOS.  (That may not always be
  377. possible).  For something as critical as making backup copies I
  378. prefer software that will backup and restore from and to any hard
  379. disk using any version of DOS on any computer.
  380.  
  381. The rule of thumb to follow is that you should make a backup
  382. copy anytime you've made more changes or entered more new
  383. information than you'd want to type over again.  For me, that
  384. number is 100 entries.  Anytime I've changed or added 100
  385. entries, I'll make a new backup copy.
  386.  
  387.  
  388.  
  389. IMPORTANT NOTICE:
  390.  
  391. This manual is an abbreviated manual of what you will get when
  392. you register this shareware.  The complete manual is a two volume
  393. set of books, complete with illustrations and examples.
  394.  
  395. ______________________ORGANIZE Your Collection - INSTALLATION - 4
  396.  
  397.  
  398. SECTION TWO - INSTALLATION
  399.  
  400. Installation of this software is straight forward.  First make a
  401. backup copy of this disk.  You'll need to check the manuals that
  402. came with your computer to see how to make copies of a disk. 
  403. Generally you can use the DOS DISKCOPY utility to copy a floppy
  404. disk.  The commands you need to type to use DISKCOPY vary
  405. depending on the version of DOS you have and the floppy disk
  406. configuration in your computer.
  407.  
  408. There are two disk configurations for which this software can
  409. be installed.
  410.  
  411.  
  412. Hard Disk Installation
  413.  
  414. To install on a hard disk:
  415.  
  416. + Put the backup copy of the floppy disk in a floppy drive.
  417.  
  418. + Get the DOS prompt on the screen and change it so that it is
  419. set for the disk drive that contains the this software floppy
  420. disk.  For example, if the floppy disk is in the "A" drive and
  421. your computer has a "C>" prompt on the screen, type A: and push
  422. ENTER.  You can change the DOS prompt so it is set for a 
  423. different drive by typing the letter representing the drive you
  424. want to use, a colon, and then pushing ENTER.
  425.  
  426. + Type INSTALL and push ENTER.
  427.  
  428. NOTE: The installation process will install the software
  429. in a directory called OYC (which stands for ORGANIZE! Your
  430. Collection).
  431.  
  432.  
  433. Dual Floppy Drive Installation
  434.  
  435. If your computer has two floppy drives you can install this
  436. software just as if one of the floppy drives is a hard disk. 
  437. First put the backup copy of the enclosed disk in the "A" drive. 
  438. Put a blank formatted disk in the "B" drive.  At the "A>" prompt
  439. type INSTALL push ENTER.  This will install the program
  440. on the disk in the "B" drive.  NOTE: If installed on a floppy
  441. disk, this program MUST be installed on a HIGH DENSITY floppy
  442. disk.  IT WILL NOT FIT ON A DOUBLE DENSITY FLOPPY DISK!!!
  443. ______________________ORGANIZE Your Collection - INSTALLATION - 5
  444.  
  445. PLEASE NOTE: This software includes over 10,000 pre-entered
  446. baseball cards.  If you install the software on a floppy
  447. disk, the pre-entered cards may not be installed.  The
  448. program and pre-entered cards require 1.6mb of disk space,
  449. which is not available on a floppy disk.  To use the
  450. pre-entered cards, you must install the software on a hard
  451. disk.
  452.  
  453.  
  454. CONFIG.SYS File
  455.  
  456. Your computer uses a CONFIG.SYS file to tell it how to configure
  457. itself when it is first turned on.  The CONFIG.SYS file is an
  458. ASCII text file that contains a series of instructions used by
  459. your computer.  For this software to run these instructions must
  460. tell your computer to set itself up so up to 20 files may be
  461. opened at the same time.  This is done by including a FILES=20
  462. (or any number greater than 20) statement in the CONFIG.SYS file. 
  463. If you are running a Graphical User Interface such as Windows,
  464. your computer may need to be set to open as many as 50 or 60
  465. files.
  466.  
  467. The CONFIG.SYS file needs to be in the root directory on your
  468. hard disk.  If you use a floppy disk to boot your computer, the
  469. CONFIG.SYS file must be on the floppy disk used to boot your
  470. computer.  The CONFIG.SYS file is not part of the this software.
  471.  
  472. You can look at the contents of a CONFIG.SYS file by going to the
  473. root directory on your hard disk and typing: TYPE CONFIG.SYS at
  474. the DOS prompt.  Then push ENTER.
  475.  
  476. You can change a CONFIG.SYS file by using your word processing
  477. software, editing it as you would any other document and then
  478. saving it as a DOS text file (ASCII file).
  479.  
  480. If you do not have a CONFIG.SYS file, or if it does not include a
  481. FILES=20 line, you can create one during the installation
  482. process.  When you run the INSTALL utility you will be given a
  483. chance to install a CONFIG.SYS file with a FILES=20 line.  This
  484. will not change any of the other lines in your CONFIG.SYS file.
  485. _______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 6
  486.  
  487.  
  488. SECTION THREE - QUICK START
  489. STARTING THE SOFTWARE
  490.  
  491. As you read through this section I recommend you have the
  492. software installed and running on your computer.  When you
  493. first start OYC it will be ready to use and set to accept
  494. your first entry.  As I describe examples, I suggest you 
  495. duplicate the steps I'm describing using your computer. 
  496.  
  497. This section will take you through all the main functions in
  498. the software.  The Quick Start section does not describe all of
  499. the functions available, just those you need in order to use the
  500. basic capabilities of the software.  For explanations of all of
  501. the functions and features in this software you will need to read
  502. the reference section of this manual.
  503.  
  504. To start this software go to the DOS prompt and type: CD \OYSC
  505. and push ENTER.  Then type OYC and push ENTER to start the
  506. software.  (If you are using the software on a floppy disk, you
  507. only need to type OYC and push ENTER.  You do not need to change
  508. to the OYSC directory). 
  509.  
  510. If you are using this software on a hard disk, you need to
  511. be in the directory or subdirectory in which the software was
  512. installed before you type OYC.  If when your computer first
  513. starts it displays the DOS prompt, type CD \OYC.  OYC is the
  514. name of the directory.
  515.      
  516. The letters "CD" stand for Change Directory.  Typing CD \OYC
  517. puts you in the OYC directory.  Once in the OYC directory,
  518. type OYC to start the software.
  519.  
  520.   COMMAND LINE - When starting the software you may enter the 
  521.   name of the catalog you want to use as a part of the command 
  522.   that starts the software.  In normal circumstances the 
  523.   software will boot up and use the same catalog that was in 
  524.   use when you last exited the software.  If you'd like to use 
  525.   a different catalog type OYC, then a space, then the name of
  526.   the catalog you want to use.  For example, if you want
  527.   to use CARDS, you would type OYC CARDS at the DOS prompt.
  528.  
  529.  
  530.  
  531. THE MAIN SCREEN
  532.  
  533. After typing OYC (and pushing ENTER) the software will start
  534. running and display the complete cataloging format for your
  535. _______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 7
  536.  
  537. collection.  Throughout this manual I will refer to this initial
  538. screen as the "Main Screen."
  539.  
  540. The key parts of the Main Screen are the top and bottom two 
  541. lines.  They provide status information and menu selections
  542. The majority of the screen is used to display the
  543. information lines (fields) in use.  
  544.  
  545. When the software first starts the Main Screen is displayed.  You
  546. can return to the Main Screen from any other function such as
  547. editing, searching or making new entries, by pushing F7.  The F7
  548. key is used to clear the screen and reset everything back to
  549. the default settings.  With the Main Screen displayed you can
  550. immediately start typing and saving new entries.  But, before
  551. getting started let's go over how to use the drop-down menus. 
  552.  
  553. OYC provides drop-down menus that show you, at a glance, all  
  554. your options.  The names of the menus are displayed across the
  555. top of the screen.  They are: Make entries, Edit, Search,
  556. Utilities, Reports, eXit and Help.
  557.  
  558.  
  559. Using The Menus
  560.  
  561. To select a menu hold down the ALT key and push the capitalized
  562. letter included as a part of the name of the menu you want to
  563. display.  To start let's look at the Make entries menu.  Hold
  564. down the ALT key and push the letter M.  You'll see the screen
  565. shown in figure three.
  566.  
  567. Once any of the drop-down menus is displayed you can move
  568. from one menu to another by using the left and right cursor keys. 
  569. Take a look at the other menus by pushing the right cursor key
  570. until the Make entries menu is displayed again.
  571.  
  572. A scroll bar within each drop-down menu is used to select the
  573. function you want to use.  The scroll bar is moved using the up
  574. and down cursor keys.  When the scroll bar is at the top of the
  575. menu it can be directly moved to the bottom selection by pushing
  576. the up cursor key once.  It can also be move from the bottom
  577. selection directly to the top by pushing the down cursor key.
  578.  
  579. Some of the functions can be used directly without going through
  580. a menu.  These have an "F key" designation next to them when the
  581. menu is displayed.  Looking at the Make entries menu you'll see
  582. "<F5>" next to the word "Save".  This means you can push F5 to
  583. save an entry without using the drop-down menu.
  584.  
  585. To select an item on a menu first highlight it with the scroll
  586. bar and then push the ENTER key.
  587.  
  588. ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 8
  589.  
  590. For example, to exit from the program push the right cursor key
  591. until the "eXit" drop-down menu appears, then highlight "Exit
  592. Program" and push ENTER.  (If you just exited from the software
  593. type OYC and push ENTER to get started again).  By the way, you
  594. should never turn your computer off while a program (any program,
  595. except for a shell or menu program) is running.  Always exit from
  596. the software before turning your computer off.
  597.  
  598. If you do not want to make a selection from a menu you can return
  599. to the main screen from the drop-down menus by pushing the ESC
  600. key.  You can also select "Return" on the menu bar at the top of
  601. the screen.
  602.  
  603. If a drop-down menu is displayed push ESC to return to the main
  604. screen.
  605.  
  606.  
  607. USING A MOUSE
  608.  
  609. A mouse may be used to operate most of the functions in OYC. 
  610. A rectangular mouse cursor will appear on the screen whenever
  611. the mouse is active.  If you know the mouse is active, but you 
  612. do not see the mouse cursor try moving the mouse slightly.
  613.  
  614. The left button on the mouse serves as the "ENTER" key.  To 
  615. make a selection place the mouse cursor on the item you want to
  616. select and push the left mouse button.  When making a selection 
  617. from a menu you will need to "double" click the mouse.  Double
  618. clicking means to push the left mouse button twice in rapid
  619. succession.  Pushing the left mouse button once will move the
  620. highlight bar to the menu selection marked by the mouse cursor. 
  621. Pushing it a second time selects that option.
  622.  
  623. The right mouse button serves as an ESC key.  In many cases when
  624. the software asks you to push the ESC key, you can also push 
  625. the right mouse button.
  626.  
  627. Please note that a series of prompts across the bottom of the
  628. Main Screen provides direct mouse access to the short cut keys.
  629. The numbers in these prompts refer to the "F" key numbers.     
  630.  
  631. The mouse can be used at nearly every prompt in OYC.  With
  632. prompts that request a (Y/N) response, place the mouse cursor
  633. on either the "Y" or "N" and push the left mouse key once.
  634. Anytime a prompt asks you to push a letter to make a selection
  635. you can place the mouse cursor on that letter (in the prompt)
  636. and push the left mouse key.
  637.  
  638. You can even bypass the opening copyright screen by clicking
  639. the left mouse key after the copyright screen appears.
  640. ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 8
  641.  
  642. MAKING NEW ENTRIES
  643.  
  644. When you pushed ESC the drop-down menus should have disappeared
  645. and the cursor will be in the left hand space on the top
  646. line.
  647.  
  648. The names of the lines are listed along the left side of the
  649. screen.  To the right of each name is a shaded area that shows
  650. the space available for entering information related to the line
  651. name.  The cursor can be moved around in the shaded area using 
  652. the four cursor keys.  Whenever the cursor is at the beginning or
  653. end of a line, and can go no further, your computer will beep.
  654.  
  655. To enter the information you want to catalog, just type it on the
  656. appropriate line.
  657.  
  658. Starting with the top line, fill in the appropriate informa-
  659. tion and push ENTER.  That will move the cursor down to the 
  660. first character of the next line.  Complete the rest of this
  661. entry by filling in the rest of the lines.
  662.  
  663. You may change anything you've typed by using the cursor keys to
  664. put the cursor at the spot where a correction is needed and
  665. just typing the new information.  When the entry is complete
  666. and correct push ALT-M.  The "Save" option will already be
  667. highlighted so all you need to do next is push ENTER and the
  668. entry will be saved. 
  669.  
  670. Pushing ENTER to select "Save" from the drop-down menu will clear
  671. the screen and leave it ready for the next entry to be typed. 
  672. Notice that the entry number is displayed in the upper right hand
  673. corner.  It should now say "Entry 2" as the next entry you type
  674. will be number 2.
  675.  
  676. Now type in your second entry.  To save this entry push F5.  The
  677. F5 key is short cut key that saves entries.  Push ALT-M and
  678. notice that the word "Save" has "<F5>" next to it.  This means
  679. pushing F5 performs the same function as selecting "Save" on the
  680. drop-down menu.  You can also use the mouse to save entries
  681. by clicking on the "5 Save" prompt at the bottom of the screen.
  682.  
  683. Push ESC to clear the drop-down menu from the screen.
  684.  
  685.  
  686. EDITING
  687.  
  688. Now let's see if the information you just typed is really stored
  689. in the database.  The Editor lets you look at any entry
  690. and browse forward and backward through all of your
  691. entries.  To use the editor push ALT-E.  The "Select Number"
  692. option will be highlighted as shown in figure five.  Push the
  693. ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 9
  694.  
  695. ENTER key and a window will appear asking you to type an entry
  696. number.  Push number 1 and then push ENTER.  The first entry will
  697. be displayed.
  698.  
  699. You can now do any of several things.You can modify this entry by
  700. moving the cursor to the word(s) to be modified and typing the
  701. changes.  When the changes are complete push ALT-E and move the
  702. scroll bar to "Save Changes."  Then push the ENTER key to save
  703. the changes you just made.  Also notice that you can push F5 to
  704. save the changes without using the drop-down menu.
  705.  
  706. The editor also offers a browse capability.  If the drop-down
  707. menu is on the screen, push ESC to return to the editing screen. 
  708. To browse use the F1 and F2 keys to move backward and forward
  709. through your catalog.  Push F2 now.  Then push F1 to go back
  710. to the previous entry.  That's about all you can do with just two
  711. entries.  Once you have more entries this becomes an easy way to
  712. page through all of them.
  713.  
  714. The drop-down menus always show all of the available options.
  715. Push ALT-E.  Notice that Page Backward and Page Forward are
  716. identified as being operated by the F1 and F2 keys.  You can
  717. browse by selecting Page Forward or Page Backward from this drop-
  718. down menu or by pushing F1 or F2.  You can also use the mouse
  719. to browse forward and backward by clicking on either the
  720. "1 Back" or "2 Fwd" prompts at the bottom of the screen.
  721.  
  722. When an entry is no longer needed it can be deleted using the
  723. Edit menu.
  724.  
  725. Push the right cursor key and we'll look at the search
  726. capabilities of Organize Your Collection (OYC).
  727.  
  728.  
  729. SEARCHING AND PRINTED REPORTS
  730.  
  731. Two types of "searches" are provided by OYC.  The first is a
  732. listing.  There are two types of listings.  These are shown in
  733. the top box of the Search menu shown in figure six.  They are:
  734.  
  735. List Entries: allows you to enter a starting and ending entry
  736. number and have all of the entries between (and including) the
  737. two numbers listed in sequence.
  738.  
  739. List Alphabetically: allows you to list entries in alphabetical
  740. or numerical order.  To use this function you need to be using
  741. the indexes.
  742.  
  743. The second box down from the top on the Search menu lists the
  744. various types of searches you can do.  Let's take a look at how
  745. these work.  Push ESC to clear the drop-down menu from the 
  746. ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 10
  747.  
  748. screen then push F7 to clear the screen.  (F7 is identified on
  749. the Make entries menu as the key that erases the screen).  You
  750. can also use the mouse by clicking on the "7 Clr" prompt.
  751.  
  752.  
  753. Sequential Searches
  754.  
  755. To search for something first enter the information you want to
  756. find on the appropriate line.  For example, let's search for a
  757. a specific player.  Move the cursor to the PLAYER NAME line.  
  758. Let's say you wanted to find all of your "Oil Can Boyd" cards
  759. To start this search first type "OIL CAN BOYD" on the PLAYER
  760. NAME line.  Push ALT-S to drop-down the Search menu. 
  761. Move the scroll bar to the "Sequential Search" selection and push
  762. the ENTER key.  The first matching entry will be displayed.
  763.  
  764. If you want to search for "OIL CAN BOYD" again push ALT-S and
  765. move the scroll bar to "Search Again" and push ENTER.  If you do
  766. this, you will either find another match or see a "NO OTHER 
  767. MATCHES FOUND" message at the bottom of the screen.
  768.  
  769. Sequential searches will find the specified search criteria,
  770. which in this case is "OIL CAN BOYD" the PLAYER NAME line,
  771. without regard to where it is located on the line.  The word (or
  772. phrase) you are searching for can even be within another word. 
  773. (Or you could, in this case, have multiple players on the line).
  774.  
  775. There are short cut keys you can use for starting a sequential
  776. search.  Push ALT-S to display the Search menu.  Notice that
  777. sequential searches can be started by pushing F8.  Also notice
  778. that you can find additional matches (Search Again) by pushing
  779. F2.
  780.  
  781. When a match is found during a search it is displayed on the
  782. screen and the software automatically goes into the edit mode. 
  783. You can make any changes or additions you want and then push F5
  784. to save them. 
  785.  
  786. Other types of searches are shown on the Search menu (figure
  787. six).  The "Alphabetical Search" will list entries alphabetically
  788. based on the search criteria and using indexes created by the
  789. software.  The "Find Deleted" search will list all of the entries
  790. that have been deleted.
  791.  
  792.  
  793.  
  794. Printed Reports
  795.  
  796. NOTE: For more detailed information on how to print reports see
  797. the section on the Report Menu in Section Four of this manual.
  798. ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 11
  799.  
  800. The search you just conducted displayed matching entries on the
  801. screen.  You can also print reports or save them in disk files. 
  802. If the Search menu is still on the screen push the right cursor
  803. key twice to display the Reports menu.  The first selection on
  804. this menu is called "Send To" and it is currently set for
  805. MONITOR.  To send the report to the printer or a disk file push
  806. the ENTER key.  This will open a window in the middle of the
  807. screen as shown in figure seven.
  808.  
  809. Within this window the "X" next to MONITOR tells you the results
  810. of a search or listing will be displayed on the screen.  Push 
  811. the TAB key to move the X through the available settings.  When
  812. the option you want is marked by the "X" push ENTER.  The other
  813. options are:
  814.  
  815. PRINTER-Continuous Paper: will print the report on continuous
  816. feed paper such as used by dot matrix or laser printers.
  817.  
  818. PRINTER-Single Sheet Feed: prints the report on printers that
  819. handle only one sheet of paper at a time
  820.  
  821. ASCII File: saves the report as a text document in a disk file. 
  822. You can specify the name of the file.
  823.  
  824. dBase File: saves the report in a file on the disk using dBase
  825. III format.  This report can be used for transferring information
  826. between various programs.  Most other database software and
  827. spreadsheets can read dBase III files.
  828.  
  829. QUICK VIEW: displays a list on the screen.  You can then select
  830. specific items from the list.  (Note: the Quick View feature
  831. requires video memory that is usually only available with color
  832. monitors.  If you get an error when trying to use this feature,
  833. your computer does not have the required memory or other software
  834. is using this memory).
  835.  
  836. LABELS: for use in printing labels.  The other printed reports
  837. include form feeds that advance the paper to the next page.  If
  838. the LABELS option is selected the form feeds are not included.
  839.  
  840. Push the TAB key until the software is set for PRINTER-Continuous
  841. Paper.  Then push the ENTER key to return to the Reports menu. 
  842. Notice that the report type listed on the menu has changed to 
  843. "PRINTER-C".  Push the ESC key to clear the drop-down menus from
  844. the screen.
  845.  
  846. Let's try the same search as before.  Put "OIL CAN BOYD" on 
  847. the PLAYER NAME line and push F8.  A prompt, asking for a title,
  848. will appear at the bottom of the screen.  You can type a single
  849. line that will be printed on the top of the first page of your
  850. report.  If you just push ENTER, without typing a title, the
  851. ______________________ORGANIZE Your Collection - QUICK START - 12
  852.  
  853. software will automatically print the search criteria on the top
  854. of the first page of the report.  You can eliminate the title by
  855. pushing the space bar once and then pushing ENTER.  For this
  856. example just push ENTER.
  857.  
  858. The matching entries will be displayed on the screen as they are
  859. sent to the printer.  When no other matches are found the "NO
  860. OTHER MATCHES FOUND" message will appear at the bottom of the
  861. screen. When you push any key you will be returned to the main
  862. screen.
  863.  
  864.  
  865. UTILITIES
  866.  
  867. The Utilities menu provides a variety of functions that range
  868. from selecting the catalog you want to use to deleting catalog
  869. files.  I'll discuss the most important function here.
  870.  
  871. Select Catalog
  872.  
  873. Four cataloging formats are included to allow you to catalog
  874. your collection in as much detail as you need.  They are called
  875. CARD-A, CARD-B, CARD-C and CARD-D.  To switch between them, push
  876. ALT-U to display the Utilities menu.  The last selection on this 
  877. menu is "Select Catalog Name."  Push the up cursor key to 
  878. immediately move the scroll bar to this selection.  Then 
  879. push ENTER.
  880.  
  881. A window will display the names of the catalogs in the current
  882. directory.  You can use the cursor keys to highlight any one of
  883. them and then push ENTER to select that catalog.  You can also
  884. switch to another disk drive or directory by pushing ESC and 
  885. typing the letter for the drive and the name of the directory
  886. you want to use.  (If you want to do this, you will need to have
  887. previously copied a catalog format to that drive and directory).
  888.  
  889. The names of the existing catalogs will be displayed on the
  890. screen you are now looking at.  Highlight a catalog name and push
  891. ENTER.  You are now ready to start entering information or to
  892. modify this format to meet your needs.
  893.  
  894.  
  895.   
  896. DISPLAYING TOTAL VALUES
  897.  
  898. The total value of all items listed in a printed report will be
  899. shown at the end of all printed reports.  However, you can
  900. get the total value of everything in a catalog without
  901. printing a report.  When you are at the Main Screen hold down
  902. the CTRL key and push the ENTER key.  The values will be
  903. totalled and displayed along the right side of the screen.
  904. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 13
  905.  
  906.  
  907. SECTION FOUR - REFERENCE SECTION
  908.  
  909. This section of the manual provides detailed descriptions of each
  910. function on the drop-down menus.  We'll start with the Make
  911. entries menu and work from left to right through the menus and
  912. cover each item on each menu.  But first let's go over the
  913. information and options presented on the main screen.
  914.  
  915.  
  916. THE MAIN SCREEN
  917.  
  918. Most of the time you'll be using functions that are accessed from
  919. the main screen.  This screen includes a listing of menus across
  920. the top of the screen.  The top line also includes the current
  921. entry number in the upper right corner of the screen.  When
  922. typing a new entry the number displayed in the upper right is the
  923. entry number that will be assigned to the new entry.  When
  924. editing or displaying the results of a search, the number
  925. displayed is the entry number associated with the information
  926. currently on the screen.
  927.  
  928. Some people have tried using the entry number as a catalog
  929. number.  I understand we all have different requirements and need
  930. to use the software in different ways, but I do not recommend
  931. using the entry number as a catalog number.  My reason is that
  932. the entry number associated with a specific item can change if
  933. you delete an item from your database.  The entry number is only
  934. intended to help you see how many total items you have in the
  935. database and to help you navigate around your catalog.
  936.  
  937. The second space from the top of the screen includes a horizontal
  938. double line.  This is a status line.  The current catalog
  939. name in use will be displayed in the middle of this line. 
  940. The function currently being used (i.e. make entries, editing,
  941. searching, etc.) is identified on the right side of this line. 
  942. The left side of this line also includes status information.  For
  943. example, if you push the INS key to put the software into the
  944. character insert mode, the letters "INS" will be displayed at the
  945. left edge of this line.  As long as INS is shown there, the
  946. software is in the character insert mode.
  947.  
  948. The space at the bottom of the screen also contains a horizontal
  949. double line.  This bottom line is a prompt/status line.  At some
  950. times prompts for F-Key functions are shown.  You can use the
  951. mouse to click on any of these prompts to quickly use the
  952. features they represent.
  953.  
  954. The bottom line also displays status, such as telling you when
  955. a search is complete. 
  956. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 14
  957.  
  958. The second line from the bottom is a double line.  The center
  959. of this line contains a word that shows where reports would
  960. be "sent to" should you start a search or listing.
  961.  
  962.  
  963. Clearing The Screen
  964.  
  965. There is one key that is very handy, the F7 key.  Pushing F7 will
  966. clear the screen of all catalog information and return you to the
  967. Main Screen.  If you are in the search or edit mode, and want to
  968. go to the make entries mode, push F7.  If you need to erase a
  969. screen full of information, push F7.  If you are using a mouse,
  970. you can click on the "7 Clr" prompt at the bottom of the screen
  971. to accomplish the same thing as pushing F7.
  972.  
  973.  
  974. Typing Information Into A Catalog
  975.  
  976. Whether you are making a new entry or entering search criteria
  977. typing information on the main screen is done in the same way. 
  978. The cursor can be moved around using the up/down and right/left
  979. cursor keys.  When using the up/down cursor keys the cursor will
  980. move directly up and down - it will not return to the beginning
  981. of a line when moved to a new line.  You can move the cursor to a
  982. new line and return it to the beginning of that line by pushing
  983. the ENTER key.  Each time you push the ENTER key the cursor will
  984. move down by one line.  When the cursor is on the bottom line,
  985. pushing ENTER will move it to the top line.
  986.  
  987. To quickly move the cursor to the right you can use the TAB key. 
  988. Each time the TAB key is pushed the cursor will move five spaces
  989. to the right.  Pushing the END key will move the cursor to the
  990. end of the line.  The HOME key moves it to the beginning of
  991. the line.  Holding the CTRL key and pushing either the left or
  992. right cursor key will move the cursor to the left or right
  993. by one word.
  994.  
  995. Whenever the cursor reaches the beginning or end of a line your
  996. computer will beep to indicate it can go no further.  If you
  997. do not want to hear this "beep", you can turn it off by push-
  998. ing CTRL-A.  This will display the Screen Set-Up options.  Push
  999. the F1 key to toggle the beep off.  Then push ESC to return to
  1000. the Main Screen.
  1001.  
  1002. You can type information at any time.  The character you type
  1003. will be placed at the cursor location and the cursor will move
  1004. one space to the right.  The software will accept accented
  1005. characters, characters used in some European languages as well
  1006. as all English language characters.  It will not accept most
  1007. graphics characters.
  1008.  
  1009.  
  1010.  
  1011. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 15
  1012.  
  1013. Insert & Delete
  1014.  
  1015. If you need to insert characters, place the cursor at the point
  1016. where the characters are to be inserted.  Push the INS key.  The
  1017. letters INS will appear on the upper left of the screen (second
  1018. line).  You can now type the characters or words you want to      
  1019. insert.  As you type, any information to the right of the cursor 
  1020. will move to the right.  If the existing information reaches the
  1021. right edge of the line, it will disappear and be lost - one
  1022. character will disappear for each character you insert.
  1023.  
  1024. To get out of the insert mode either push the INS key again.
  1025.  
  1026. Characters can be deleted by pushing the DEL key.  When the DEL
  1027. key is pushed the character at the cursor location will be erased
  1028. and everything to the right of the cursor will move left by one
  1029. space.  The Backspace key will also delete characters.  When
  1030. the Backspace is pushed the character to the left of the
  1031. cursor will be erased.
  1032.  
  1033.  
  1034. General Guidelines For New Entries
  1035.  
  1036. When making entries be consistent.  Anytime you use an
  1037. abbreviation be sure it is typed the same way every time.  Be
  1038. consistent in how you capitalize words.  For example, don't
  1039. capitalize all of the words on a line one time and then use upper
  1040. and lower case on that same line with a later entry.  If you use
  1041. commas to separate items in a list, always use commas to separate
  1042. items in a list.
  1043.  
  1044. When entering numbers first determine what the largest number
  1045. will be and then always use the same number of digits to the left
  1046. of the decimal point for all numbers.  For example, if you expect
  1047. to have numbers as high as 10000 then number one should be
  1048. entered as 00001.  Entering numbers this way is necessary if you 
  1049. want the computer to sort them into numerical order.  You can     
  1050. include decimals (eg. 001.52), but you do not need to include
  1051. ".00" if there is nothing to the right of the decimal point.
  1052.  
  1053.  
  1054. THE MENUS
  1055.  
  1056. OYC uses drop-down menus.  All of the capabilities of OYC
  1057. are accessed through these menus.  Some of the frequently used
  1058. functions can be used directly by pushing the appropriate "F"
  1059. key.  The names of the menus are listed across the top
  1060. of the screen as shown in figure nine.
  1061.  
  1062. The name of each menu contains one capitalized word.  To select a
  1063. menu hold down the ALT key and press the capitalized letter in
  1064. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 16
  1065.  
  1066. the menu's name.  For example, to select the "Make entries" menu
  1067. push the ALT key and the letter M.  You can pull down a menu
  1068. using a mouse by putting the mouse cursor on the menu's name at
  1069. the top of the screen and clicking the left mouse button.
  1070.  
  1071. Once any menu is displayed (dropped down) you can move
  1072. from one menu to the next using the left/right cursor keys.
  1073. When a menu is displayed the top selection on the menu will be
  1074. highlighted by a scroll bar.  The scroll bar can be moved up and
  1075. down through the menu selections using the up/down cursor keys. 
  1076. To select an item on a menu first highlight it with the scroll
  1077. bar and then push the ENTER key.  If you are using a mouse,
  1078. put the mouse cursor on the menu selection you wish to use
  1079. and click the left mouse button twice (double click).
  1080.  
  1081.  
  1082. Make entries Menu - Save <F5>
  1083.  
  1084. The "Save" function is used after you have typed a new entry. 
  1085. Once you have typed all the information you want to enter select
  1086. the "Save" option to save it in your catalog.  You can also push
  1087. F5 to directly save the entry without going through the menus.
  1088. Or you can use the mouse to click on the "5 Save" prompt at
  1089. the bottom of the screen.
  1090.  
  1091.  
  1092. Make entries Menu - Copy Last <F3>
  1093.  
  1094. The "Copy Last" feature allows you to quickly copy the last entry
  1095. you made.  This copy method does not prompt for an entry number
  1096. to copy and thus it is faster than the "Copy Any Previous"
  1097. feature.  The quickest way to copy the previous entry is to push
  1098. F3 or use the mouse to click on the "3 Copy" prompt at the bottom
  1099. of the screen.
  1100.  
  1101. The "Copy Last" feature is used when you have a series 
  1102. of similar entries to type.  You can type the first one, push F5
  1103. to save it, then push F3 to repeat the information you just
  1104. entered.  You then only need to change a few lines or characters
  1105. and save the modified entry as a new entry.
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109. Make entries Menu - Erase Screen <F7>
  1110.  
  1111. The "Erase Screen" feature is used to completely clear all of the
  1112. information from all lines.  Selecting this option from the menu,
  1113. or pushing F7, will immediately clear all of the lines.  You
  1114. can also use the mouse to clear the screen by clicking on the
  1115. "7 Clr" prompt at the bottom of the screen.
  1116. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 17
  1117.  
  1118. THE EDIT MENU
  1119.  
  1120. The edit function provides a way to display any entry on the
  1121. screen and browse backward and forward through a catalog. Once an
  1122. entry is displayed on the screen it can be modified or deleted.
  1123.  
  1124.  
  1125. Edit Menu - Select Number
  1126.  
  1127. The "Select Number" option is how you tell the software which
  1128. entry number you want displayed on the screen.  You may enter
  1129. any valid entry number.
  1130.  
  1131. Once an entry is displayed on the screen you may make changes
  1132. using the same methods used to originally type the entry.  The
  1133. TAB, INS and DEL keys all will work as they do in word processing
  1134. software.  Once you've made changes push F5 to save the changes.
  1135.  
  1136. If you want to edit a different entry you do not need to pull
  1137. down the Edit Menu again.  Just push F9 to open the window
  1138. in which a new entry number to edit may be entered. 
  1139.  
  1140.  
  1141. Edit Menu - Page Backward <F1>
  1142.  
  1143. When the "Page Backward" function is selected the software will
  1144. display the entry that comes directly before the entry that is
  1145. currently displayed.  You can also press F1, without using the
  1146. drop-down menu, to move backward by one entry.
  1147.  
  1148.  
  1149. Edit Menu - Page Forward <F2>
  1150.  
  1151. The "Page Forward" function displays the next entry in sequence. 
  1152. You can also press F2 to see the next entry without using the
  1153. drop-down menus.  There are prompts at the bottom of the
  1154. screen - "1 Back" and "2 Fwd" - that you can click on with
  1155. a mouse to move backward and forward through your catalog.
  1156.  
  1157. The "Page Backward" and "Page Forward" functions provide an easy
  1158. way for you to browse through all of your entries.  Computers are
  1159. nice, they can quickly search for and find any entry you need. 
  1160. However, sometimes it's nice to just look through your catalog
  1161. to see what's there.  The Page Forward/Backward features give you
  1162. a way to do some browsing.
  1163.  
  1164.  
  1165. Edit Menu - Delete Entry <F4>
  1166.  
  1167. If you need to eliminate an item from your catalog use the
  1168. "Select Number" option to enter the entry number to be deleted.  
  1169. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 18
  1170.  
  1171. Once it is displayed on the screen push ALT-E and select the
  1172. "Delete Entry" option.
  1173.  
  1174. When an item is deleted it is not permanently removed from your
  1175. catalog.  The deleted entry will no longer be included in
  1176. searches, but you can display it using the edit feature.  All of
  1177. the information still exists and can be brought back.
  1178.  
  1179. With computers mistakes sometimes seem to be very easy to make.
  1180. A common mistake is to start deleting something and just as the
  1181. final key is pushed to make the deletion final you realize that
  1182. you did not want to delete this item.  However, that realization
  1183. comes just a half a second too late.  If this should happen with
  1184. OYC, you can recover the deleted entry.
  1185.  
  1186. When a deleted entry is displayed on the screen the words
  1187. "Deleted Entry" will be displayed on the second line from the top
  1188. of the screen.
  1189.  
  1190.  
  1191. Edit Menu - Undelete Entry
  1192.  
  1193. Deleted entries can be returned to the catalog by first
  1194. displaying the entry on the screen and then selecting the
  1195. "Undelete Entry" option on the Edit Menu.  Or you can just
  1196. push F5 to undelete the entry by saving it.
  1197.  
  1198.  
  1199. Edit Menu - Save Changes <F5>
  1200.  
  1201. The final selection on the Edit menu will save any changes you've
  1202. made to an entry.  You may make changes to an entry anytime it is
  1203. displayed on the screen.  First type the changes then select
  1204. "Save Changes" on the Edit menu.  You can also push F5 without
  1205. using the drop-down menus.
  1206. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 19
  1207.  
  1208.  
  1209. THE SEARCH MENU
  1210.  
  1211. The Search menu is used to start all of the listings
  1212. and searches.  The top box on the Search menu includes
  1213. the two types of listings available.  The second box
  1214. down includes all of the searches.  The third box includes
  1215. the case control for searches.
  1216.  
  1217. Whenever a search has displayed an entry on the screen you
  1218. may edit and re-save the modified entry.  Just type the
  1219. changes and push F5 to save them.
  1220.  
  1221. During a search or listing you can look at each entry on the
  1222. screen and browse forward and backward using the F1 and F2 keys. 
  1223. Pushing F2 will display the next matching entry.  Pushing F1
  1224. moves you backward to look at the previous entry.
  1225.  
  1226. NOTE: for information on how to print a report go to the Reports
  1227. Menu section of this chapter.  The software is normally set to
  1228. display the results of listings and searches on the screen.  By
  1229. changing the "Send To" option on the Reports Menu you can send
  1230. your report to your printer or a disk file.
  1231.  
  1232.  
  1233. Search Menu - List Entries
  1234.  
  1235. Starting at the top of the Search Menu the first item is
  1236. the "List Entries" feature.  It will list entries in the
  1237. order they were typed into your catalog.  When you select "List
  1238. Entries" on the Search Menu you will be prompted for the entry
  1239. number to start the listing with.  Then you will be prompted
  1240. for the last entry number to be included in the listing. 
  1241. The software will list all of the entries between, and
  1242. including, the entry numbers you specify.
  1243.  
  1244. One of the key uses for this feature is proof reading.  Some
  1245. people find it easier to proof read a printed copy of their
  1246. entries instead of reviewing them on the screen.  After typing
  1247. a series of new entries use this feature to print a listing
  1248. of just the new entries.  You can then look over the listing to
  1249. find typos and errors.  Be sure to use a report format that
  1250. prints all of the information you've entered.
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254. Search Menu - List Alphabetically
  1255.  
  1256. You can list the information on any of the lines in alphabetical
  1257. order by selecting this option.  However, the line must first be
  1258. indexed.  Lines that are indexed are marked by a starburst
  1259. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 20
  1260.  
  1261. symbol on the left end of the line.  (Indexing is discussed 
  1262. in the Utility menu section).
  1263.  
  1264. To get an alphabetical listing first put the cursor on the line
  1265. to be listed alphabetically.  Then push ALT-S to display the
  1266. Search menu.  Move the scroll bar to the "List Alphabetically"
  1267. option and push ENTER.  The entries will be listed in alpha-
  1268. betical order based on the line on which the cursor is located.
  1269.  
  1270.  
  1271. Search Menu - Sequential Search
  1272.  
  1273. There are two basic types of searches in OYC - sequential
  1274. searches and alphabetical searches.  A sequential
  1275. search looks at each entry, one at a time in "sequence",
  1276. examining each to see if it contains a match for the search
  1277. criteria.  This type of search has the advantage of being able to
  1278. find matches even if the matching word or phrase is not the first
  1279. word or phrase on the line.
  1280.  
  1281. For example, if you use a sequential search to look for the word
  1282. RED the following will be found as matches:
  1283.  
  1284.       RED FILING CABINET
  1285.  
  1286.       CINCINNATI REDS
  1287.  
  1288.       SLEEPY AND TIRED  (the RED is at the end of "TIRED")
  1289.  
  1290. Notice that the search criteria, RED, is capitalized and all of
  1291. the matches are capitalized.  Searches will only find EXACT
  1292. matches.  If the letter, word or phrase you are searching for is
  1293. capitalized, the search criteria must be capitalized.  If you
  1294. search for RED, you will not find "Red Cabinet" because the
  1295. capitalization does not match.  However, there is a way to find
  1296. things when the capitalization does not match.  It will be 
  1297. discussed when we talk about the "Case" option on the Search
  1298. menu.
  1299.  
  1300. With sequential searches you can search for any part of the
  1301. information entered on a line.  Notice in the above example that
  1302. searching for "RED" found matches at the beginning, middle and
  1303. end of the line.  This is particularly useful if you can only
  1304. remember a part of what you want to find.
  1305.  
  1306. You can start a sequential search by first entering the
  1307. word or phrase you want to find on the appropriate line
  1308. and then selecting the "Sequential Search" option on the
  1309. Search Menu; or push F8; or use the mouse cursor to click
  1310. on the "8 Srch" prompt at the bottom of the screen.
  1311. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 21
  1312.  
  1313. Cross Reference Searches
  1314.  
  1315. Any of the information you've entered can be cross referenced
  1316. with any or everything else.  All you need to do is enter the
  1317. information you want to find on the appropriate lines and the
  1318. software will automatically take care of the cross referencing
  1319. during the search.  Let's assume you've got a catalog and
  1320. want to cross reference the information on two lines.  It's
  1321. as easy as filling in the blanks.  Just enter the information
  1322. you want to find on each line.  Then start a sequential
  1323. search.  All of the matching entries will be listed.
  1324.  
  1325.  
  1326. Search Menu - Alphabetical Search <F6>
  1327.  
  1328. To use the alphabetical searches you must be using the indexing. 
  1329. A line must be indexed, and must have a starburst next to it in
  1330. order to be used as the basis of an alphabetical search.  
  1331.  
  1332. Alphabetical searches provide several advantages.  First, they
  1333. are very fast.  While sequential searches may take several
  1334. minutes, if you have a large catalog, alphabetical searches can
  1335. find matches almost immediately.  The indexing quickly determines
  1336. whether there is a match and where the match is located.  Second,
  1337. alphabetical searches list matches in alphabetical order.  The
  1338. disadvantage of alphabetical searches is that they will only find
  1339. exact matches.  For example, an alphabetical search can not find
  1340. matching words or phrases if they are within a line.  The match
  1341. must be exact starting at the beginning, left edge of the line.
  1342.  
  1343. For example, using an alphabetical search to find the word "RED"
  1344. would find REDS, but it will not find CINCINNATI REDS.
  1345.  
  1346. There are several ways to conduct an alphabetical search.  The
  1347. first is a straight alphabetical search.  Enter the information
  1348. you want to find on one of the lines marked by a sunburst, leave
  1349. the cursor on that line, push ALT-S to drop-down the Search menu,
  1350. highlight "Alphabetical Search" and push ENTER.  You can also
  1351. start an alphabetical search by pushing F6 or my clicking on "6
  1352. Alpha" at the bottom of the screen.
  1353.  
  1354. Alphabetical searches can perform cross references.  To do this 
  1355. fill in the appropriate lines with the information you want to 
  1356. find, put the cursor on the line you wish alphabetized, and push
  1357. F6 to start the search.
  1358.  
  1359. NOTE: When starting an alphabetical search the cursor must be on
  1360. a line that has been indexed.  The alphabetical searches use the
  1361. location of the cursor to determine the primary search criteria. 
  1362. If the cursor is not on a line that has been indexed, you will
  1363. get a "Can't find required index" error message.
  1364. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 22
  1365.  
  1366. The alphabetical searches can also be used to get partial
  1367. alphabetical listings.  For example, if you want an alphabetical
  1368. listing of everything that starts with the letter "A", put an "A"
  1369. on the line to be listed (that line must be indexed) and start
  1370. the alphabetical search.
  1371.  
  1372. Alphabetical searches will first find all exact matches based on
  1373. the indexes.  When no other matches can be found a message will
  1374. appear at the bottom of the screen that says: "NO MATCHES FOUND. 
  1375. ESC to end, F1 for new entry or ENTER to continue search."  If
  1376. you wish to end the search push the ESC key.  
  1377.  
  1378. If you did not find what you were looking for using the
  1379. alphabetical search you may wish to try a sequential search. 
  1380. Push the ENTER key at this point and the software will
  1381. automatically go into a sequential search.
  1382.  
  1383. What do you do if you are typing entries and want to be sure you
  1384. are not duplicating entries already in your catalog.  Type part
  1385. of the entry and push F6 to perform an alphabetical search.  If
  1386. a match is found push ESC.  If a match is not found push F1 and 
  1387. then complete the entry.  Anytime a search does not find a 
  1388. match you can push F1.  This switches OYC to the Make Entries 
  1389. screen and the information entered as the search criteria will 
  1390. be pre-entered on the appropriate lines.  If OYC found a match 
  1391. pushing F1 will put the information from that matching entry 
  1392. on the Make Entries screen.
  1393.  
  1394.  
  1395. Search Menu - Find Deleted
  1396.  
  1397. Once an entry has been deleted it will no longer show up
  1398. during searches.  To recover that entry use the editor to display
  1399. it and then undelete it.  However, if you don't remember its
  1400. entry number, you can't use the editor to display it.  The "Find
  1401. Deleted" search provides another way to locate deleted entries. 
  1402. Select "Find Deleted" on the Search Menu and the software will
  1403. automatically list all entries that have been deleted.
  1404.  
  1405. Whenever a deleted entry is on the screen it may be undeleted by
  1406. pushing ALT-E for the Edit Menu and then selecting "Undelete
  1407. Entry".  You can also push F5 or use the mouse to click on the
  1408. "5 Save" prompt.  If you are searching for deleted entries the 
  1409. software remains in the search mode and pushing F2 will find 
  1410. the next deleted entry.
  1411.  
  1412.  
  1413. Search Menu - Case [ Sensitive ]
  1414.  
  1415. When I discussed sequential searches I said they will only
  1416. find exact matches.  The capitalization of the search criteria
  1417. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 23
  1418.  
  1419. and the information you are searching for must match.  For
  1420. example, searching for "Red Cabinet" will not find "RED 
  1421. CABINET".  The "Case" option on the Search Menu allows OYC to
  1422. find matches in which the capitalization does not match.
  1423.  
  1424. This option is a toggle.  When the word "Sensitive" is in the
  1425. brackets sequential searches will be case sensitive.  This means
  1426. the capitalization of the search criteria and the information you
  1427. are looking for must match.  Highlight the "Case" prompt and push
  1428. ENTER to toggle it to "Insensitive".  When set to insensitive
  1429. sequential searches will not be case sensitive.  This means you
  1430. can search for "Red Cabinet" and "RED CABINET" will be found.
  1431. When set this way sequential searches will also find "red
  1432. cabinet" and "Red cabinet" as matches.
  1433.  
  1434.  
  1435. Search Menu - Save Changes <F5>
  1436.  
  1437. Anytime an entry is displayed on the screen you may make
  1438. changes.  If a search finds a matching entry, that entry
  1439. can be modified.  After you have typed the changes you want
  1440. to make push ALT-S and then select "Save Changes" to save the
  1441. modifications.  You can also push F5 without using the drop-down
  1442. menus or click on the "5 Save" prompt.
  1443.  
  1444.  
  1445. Search Menu - Search Again <F2>
  1446.  
  1447. If you are displaying the results of a search on the monitor, the
  1448. software will display matching entries one at a time.  To find
  1449. and display the next matching entry select the "Search Again"
  1450. option on the Search Menu.  Please note that when the Search Menu
  1451. drops down the "List Entries" option will be highlighted.  You
  1452. can move the scroll bar directly to the "Search Again" option by
  1453. pushing the up cursor key.  You can also use the F2 key, without
  1454. going through the Search Menu, to go to the next entry.
  1455.  
  1456.  
  1457. Screen Print Feature
  1458.  
  1459. Anytime an entry is displayed on the screen as a result of a
  1460. search (or when it is called up using the editor) a copy of the
  1461. entry can be printed by holding down the CTRL key and pushing P. 
  1462.  
  1463. The entry will be printed using the current report format.  
  1464. If a report format has not been set-up, then nothing will 
  1465. print.  (Please see the section on the Report Menu for
  1466. information about report formats and printing).
  1467. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 24
  1468.  
  1469. Finding The Total Value Of Your Collection
  1470.  
  1471. You can quickly get a total value for your collection by holding
  1472. down the CTRL key and pushing ENTER.  The software will search
  1473. your entire catalog and provide a total value, based on the
  1474. line(s) you have set to be totalled.  The amount of time this
  1475. takes will depend on the number of entries.  If you need to
  1476. interrupt the totaling process, push ESC.  (See the following
  1477. section on the Utilities Menu for information on setting
  1478. the lines to be totaled).
  1479.  
  1480.  
  1481.  
  1482. THE UTILITIES MENU 
  1483.  
  1484. The Utilities Menu provides a variety of functions for copying
  1485. entries, indexing and setting up your catalog.  Press ALT-U to
  1486. drop-down the Utilities Menu.
  1487.  
  1488.  
  1489. Utilities Menu - Reindex
  1490.  
  1491. First, what is an index and why does this software need to use
  1492. indexes?
  1493.  
  1494. A computer based index is just like an index in a book.  When you
  1495. need to find something in a book you look in the index.  The
  1496. index lists information alphabetically and allows you to quickly
  1497. find what you need.  A computer index works in the same way.  It
  1498. is an alphabetical listing that allows the computer to quickly
  1499. find the information you are searching for.
  1500.  
  1501. Just like in a book a computer has two ways to find information. 
  1502. If you are looking for specific information in a book you can
  1503. start reading the book at page one and read until you find what
  1504. you want.  As you can imagine this could take a lot of time,
  1505. especially if the information you are looking for is at the end
  1506. of the book.  Your other option is to look in the index and
  1507. go directly to the page that has the information you want.  This
  1508. is exactly what a computer does.  A sequential search is similar
  1509. to starting at the front of a book and reading every page until
  1510. the required information is found.  To find information quickly
  1511. the alphabetical search uses an index to look up the required
  1512. information and then go directly to the entry that has that
  1513. information.
  1514.  
  1515. Indexes are also required to list information in alphabetical
  1516. order.  The software uses the indexes, which are in alphabetical
  1517. order, to generate the alphabetical listings.
  1518.  
  1519. OYC will normally keep all indexes up to date - adding new
  1520. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 25
  1521.  
  1522. entries as you type them.  However, there may be some
  1523. circumstances in which you need to rebuild your indexes.  If the
  1524. software does not properly detect an index that should be there,
  1525. an error message will appear.  This message will tell you that
  1526. the indexes need rebuilding.
  1527.  
  1528. Indexes are separate files that maintain a fragile relation-
  1529. ship among many separate words and phrases.  If the files
  1530. on your disk become fragmented or cross linked the indexes
  1531. can be damaged.  Although indexes do not effect your catalog
  1532. files, if the results of a search do not seem to make
  1533. sense, try making new indexes by using the "ReIndex" feature.
  1534.  
  1535.  
  1536. Utilities Menu - Sort [ Off ]
  1537.  
  1538. This software has the capability to do multiple level sorting. 
  1539. Sorting means to put entries into alphabetical order.  The
  1540. alphabetization provided by the indexing puts entries in
  1541. alphabetical/numerical order one line at a time.
  1542.  
  1543. If your catalog has not been sorted the word "OFF" will be in the
  1544. brackets after the word SORT.  If it is in a sorted condition,
  1545. the word "ON" will be in the brackets.  Now let's see how to
  1546. sort.
  1547.  
  1548. Start by selecting the "Sort" option on the Utilities Menu.  The
  1549. Sort Screen will appear.  Push the letter that represents the
  1550. lines you want to sort, in the order you want them sorted.  Then
  1551. push F6.
  1552.  
  1553. Once the sorting is complete you can get a printed copy of your
  1554. catalog, in the correct sorted order, by doing an alphabetical
  1555. listing based on the primary sort criteria (the line you
  1556. selected as the first line to be sorted).
  1557.  
  1558. The F8 key is used to clear a sort.  What does this mean?  
  1559. Sorting rearranges the entries so they are in the specified
  1560. sorted order.  Once sorted, for example, a sequential search will
  1561. look through a catalog based on the sorted order instead of
  1562. the order the entries where originally typed.  The "F8 - Clear
  1563. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 26
  1564.  
  1565. Sort" function instantly returns your catalog to its original
  1566. unsorted order.  The indexes will still be in the sorted order,
  1567. but sequential searches will no longer follow the sorted order. 
  1568. If you also wish to return the indexes to an unsorted condition
  1569. all you need to do is ReIndex.
  1570.  
  1571.  
  1572. Utilities Menu - Eliminate Deleted
  1573.  
  1574. When an entry is deleted (using the Edit function) it is not
  1575. erased.  It still exists.  What the software does is mark the
  1576. entry as being deleted so it will not show up during searches or
  1577. listings.  If you want to permanently remove an entry from your
  1578. catalog you need to use the "Eliminate Deleted" feature.
  1579.  
  1580. When you select the "Eliminate Deleted" feature on the Utilities
  1581. menu the software will go through your entire catalog and
  1582. permanently remove all deleted entries.  The disk space used by
  1583. the deleted entries will be recovered and made available for new
  1584. entries.  This process is automatic and there is nothing you need
  1585. to do.  
  1586.  
  1587. Once started you can not interrupt this process.  If it should be
  1588. interrupted your catalog might be left with an entry duplicated
  1589. (entered twice).  There is no risk of losing data however, so if
  1590. this process is interrupted by a power failure for example, all
  1591. of your entries will still be there.
  1592.  
  1593. Eliminating deleted entries will change the entry numbers for
  1594. many of the entries in your catalog.  You should reindex after
  1595. using this feature.
  1596.  
  1597. If you want to eliminate deleted entries without having the entry
  1598. numbers change you can use the editor to individually type a new
  1599. entry that replaces the old, deleted entry.
  1600.  
  1601.  
  1602.  
  1603. Utilities Menu - Delete Catalog
  1604.  
  1605. If you are no longer using a catalog, it can be deleted using
  1606. the "Delete Catalog" option on the Utilities menu.  Select
  1607. "Delete Catalog" and a listing of catalogs will be displayed.  
  1608. Use the scroll bar to highlight the catalog you want to delete
  1609. and push ENTER.  If there are entries in the file OYC will 
  1610. tell you how many entries it has and ask you to confirm that this
  1611. is the correct file to delete.
  1612.  
  1613. Do not try to delete the catalog if OYC is set to use that
  1614. catalog.  If you do, the catalog will be deleted and then
  1615. immediately recreated as OYC tries to use that catalog.
  1616. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 27
  1617.  
  1618.  
  1619. Utilities Menu - Select Catalog
  1620.  
  1621. The last selection on the Utilities menu allows you to select a
  1622. catalog.  
  1623.  
  1624. To change catalog names select "Select Catalog Name" on the
  1625. Utilities menu.  The existing catalogs will be shown in a box in
  1626. the center of the screen.  You can use the cursor keys to
  1627. highlight a catalog or push ESC to enter a new catalog name.  To
  1628. use an existing catalog use the scroll bar to highlight it and
  1629. then push ENTER.
  1630.  
  1631. The menu for selecting the catalog name is designed to make
  1632. selecting the correct catalog quick and easy.  For example,
  1633. you can move the scroll bar directly to the catalog you want
  1634. to highlight by pushing the first letter of the catalog name.
  1635. If several catalogs start with the same letter, push that
  1636. letter until the correct catalog is highlighted.
  1637.  
  1638. A mouse can be used to select a catalog name by placing the
  1639. mouse cursor on the catalog to be selected and pushing
  1640. the left mouse button twice.  You can move through the
  1641. list of catalogs by using the diamond shaped slider along
  1642. the right edge of the menu.  Put the mouse cursor on the
  1643. "slider", hold the left mouse button down and move the
  1644. mouse cursor up or down.
  1645.  
  1646.  
  1647. THE REPORT MENU
  1648.  
  1649. The Report Menu allows you to select where a report will be sent
  1650. (the printer, a disk file, the monitor, etc.).  This menu is also
  1651. used to design reports, set the report lengths and enter some of
  1652. the final report design options.
  1653.  
  1654.  
  1655. Report Menu - Send To [ Monitor ]
  1656.  
  1657. There are seven places you can send a report.  These are:
  1658. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 28
  1659.  
  1660.  
  1661. MONITOR: Displays the results of a search or listing one entry at
  1662. a time on the monitor.  The complete entry is displayed on the
  1663. screen.
  1664.  
  1665. PRINTER - Continuous Paper: The results of a search or listing
  1666. will be sent to your printer.  This type of report is designed
  1667. for printers with continuous feed paper such as dot matrix and
  1668. laser printers.
  1669.  
  1670. To send a report to the printer you first need to have designed a
  1671. report format (which I'll discuss in a moment).  The software
  1672. comes with a standard format that will print everything in each
  1673. entry.  You can design your own report formats to look any way
  1674. you want.
  1675.  
  1676. PRINTER - Single Sheet Feed: This is the same type of report as
  1677. the "PRINTER-Continuous Paper" report except that it is designed
  1678. for printers that only handle one sheet of paper at a time.  A
  1679. daisy wheel printer would be an example of this type of printer.
  1680.  
  1681. ASCII (document) File: You can save the results of a search or
  1682. listing in a file on your disk.  It will be stored as an ASCII
  1683. text file which means it can be imported into any word processor. 
  1684. This allows you to include, for example, wanted lists in letters
  1685. you send to other collectors.
  1686.  
  1687. dBase File: Selecting this option will save the results of a
  1688. search or listing in a dBase III file.  This file can be used by
  1689. any software that can read dBase III files.
  1690.  
  1691. QUICK VIEW: This option puts the results of a search or
  1692. listing into a list, in which each entry is shown on one line,
  1693. on the screen that shows 21 entries per screen.  You can then 
  1694. move a scroll bar through the list and pick individual entries
  1695. to display.  (Note: this feature requires the additional
  1696. video memory that is normally only available with color monitors
  1697. The Quick View also uses your disk for temporary storage.
  1698. Thus you must have space available on your disk).
  1699.  
  1700. The Quick View listing contains all of the information in the
  1701. entry.  If the combined length of the lines in your catalog
  1702. format exceeds 80 characters (the width of the screen), you
  1703. can move the Quick View display to the right or left using
  1704. the right or left cursor keys.  Each time you push either
  1705. cursor key the display will move by the amount of space
  1706. used by one column of information.
  1707.  
  1708. When the Quick View list is on the screen use the up/down cursor
  1709. keys to move the scroll bar up and down.  The PgDn and PgUp keys
  1710. change the display by a complete page.  The Home and End keys
  1711. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 29
  1712.  
  1713. will take you directly to the beginning or end of the list. 
  1714.  
  1715. To get more detail on any entry use the scroll bar to highlight
  1716. that entry and then push the ENTER key.  You can return to the
  1717. Quick View screen by pushing F2.
  1718.  
  1719. With the Quick View screen displayed pushing the ESC key will
  1720. exit from the Quick View function.
  1721.  
  1722. LABELS: The labels settings produces the same type of report as
  1723. the "PRINTER-Continuous" report except that page feeds are not
  1724. included.  This setting should be used anytime you are printing
  1725. continuous feed labels.
  1726.  
  1727.  
  1728. Selecting Where You Want To Send Your Report (Send To)
  1729.  
  1730. To select a report type use the scroll bar to highlight the "Send
  1731. To" option on the Report Menu and push ENTER.  This will open a
  1732. window in the middle of the screen.  All of the report
  1733. types will be listed and there will be an "X" in the box
  1734. next to Monitor.  This indicates that the results of a search or
  1735. listing will be displayed on the monitor.  Push the TAB key to
  1736. change the setting.  Each time you press the TAB key the "X" will
  1737. move to the next box changing and changing the setting.  Press
  1738. TAB until the software is set for the type of report you want to
  1739. use and then press the ENTER key.
  1740.  
  1741.  
  1742.  
  1743. Report Menu - Page Length
  1744.  
  1745. The "Page Length" option allows you to set the number of lines
  1746. that can be printed on a sheet of paper by your printer.  For
  1747. example, most dot matrix printers will print 66 lines on an 11
  1748. inch page while laser printers print 60 lines per page.  When you
  1749. select this option a window will appear in the middle of the
  1750. screen.  The current page length will be displayed.  You can then
  1751. enter a new page length, which can be up to 999 lines.
  1752.  
  1753.  
  1754. Report Menu - Dashed Line
  1755.  
  1756. If you wish, you can have the software print a dashed line
  1757. between each entry listed on a report.  In some cases
  1758. this helps to separate entries making them easier to read.  The
  1759. dashed line will also contain the entry number providing a means
  1760. of determining which entry numbers are being printed.
  1761.  
  1762. The "Dashed Line" selection on the Reports menu is a toggle. 
  1763. Highlighting the "Dashed Line" option and pushing ENTER will
  1764. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 30
  1765.   
  1766. change the setting between on and off.  The setting will be
  1767. stored on the disk.  Once set it will not change until you
  1768. use this toggle again.
  1769.  
  1770.  
  1771. Report Menu - Column Headings
  1772.  
  1773. You can have column headings printed at the top of the page.  The
  1774. line titles you've set-up will be used as the column headings.
  1775. With the "Column Headings" option toggled "On" they will be
  1776. printed using the same format as set up for the printed report.
  1777.  
  1778. This option is a toggle.  When you highlight the "Column
  1779. Headings" menu selection and push ENTER the setting will be
  1780. toggled between on and off.
  1781.  
  1782. A typical use for column headings is with single line reports. 
  1783. You can set up a report format that prints all of the information
  1784. on a single line (up to 250 characters wide - set your printer to
  1785. use condensed print to get more characters per line).  What
  1786. you'll get using this type of format are columns of information
  1787. with an identifying title at the top of each column.
  1788.  
  1789.  
  1790. Report Menu - Report Format
  1791.  
  1792. There are several report formats provided for printing reports.
  1793. You can switch between the various formats using the "Report
  1794. Format" option on the Reports menu.  The current setting for  
  1795. the report format will be shown in brackets on the menu.  When
  1796. this option is selected a menu box will appear showing the
  1797. formats that are available.  You can select one by highlighting
  1798. it with the scroll bar and pushing ENTER.
  1799.  
  1800. You can use any of the report formats with any of the catalog
  1801. formats.  Each has been designed to print all of the information
  1802. contained in the catalog of the same name.  For example, if you
  1803. are using the CARD-C catalog format, you can use the CARD-A
  1804. report format to print just the information on the top six lines
  1805. of the CARD-C catalog format.  However, if you use the CARD-C
  1806. report format with the CARD-A catalog format, you will get a lot
  1807. of blank space on the page.  (To get a feel for this, try using
  1808. different report formats and print a report to see what you get).
  1809.  
  1810. There is also a report format called COLUMNS that will print
  1811. the key information about each card in columns.  This is
  1812. the way to list the most information per page.  Another report 
  1813. format, called HEADINGS, is useful if you are listing your
  1814. collection in date order by year.
  1815.  
  1816. Please note: if when you try to print, you get blank pages, that
  1817. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 31
  1818.  
  1819. means that the report format files may have been deleted.  Try
  1820. re-installing the software.
  1821.  
  1822.  
  1823. Printing A Report
  1824.  
  1825. Here are the steps you would follow to print a report:
  1826.  
  1827. 1) Select the report format you want to use.  This needs to be
  1828. done only one time.  Once a report format has been selected it
  1829. is used until another format is selected.
  1830.  
  1831. 2a) If you are searching for something, enter the search criteria
  1832. on the appropriate line(s).
  1833.  
  1834. 2b) If you wish to list your catalog in alphabetical order, move
  1835. the cursor to the line you wish the alphabetical order to be
  1836. based on.  This line must be marked with a starburst symbol.
  1837.  
  1838. 3) Push ALT-R for the Report Menu.  The highlight bar will be on
  1839. the "Send To" option.  Push ENTER.  A window displaying report
  1840. options will open in the middle of the screen.  Most people will
  1841. want to use the CONTINUOUS PAPER setting, so push ENTER once to
  1842. move the "X" to that setting.  If you want to pause after each
  1843. page is printed, put the "X" next to SINGLE SHT. FEED.
  1844.  
  1845. 4) Push ESC to close the window and return to the Report Menu.
  1846.  
  1847. 5) Check the Dashed Line, Column Headings and Page Length
  1848. settings to be sure they are set the way you want them to be.
  1849.  
  1850. 6) Push the left cursor key until the Search Menu is displayed. 
  1851. Highlight the search option you want to use and push ENTER.  A
  1852. prompt will now appear, at the bottom of the screen, asking for a
  1853. title for this report.  You can enter anything you like as a
  1854. title as long as the number of characters in the title does not
  1855. exceed 80 characters or the width of your report format,
  1856. whichever is greater.  If you push ENTER at this point, without
  1857. entering a title, the software will put a default title on your
  1858. report.  If you do not want any title at all, push the space bar
  1859. and then push ENTER.
  1860.  
  1861. Your report will now start printing.
  1862.  
  1863. I have taken you through printing a report in a step-by-step
  1864. detailed manner.  Once you have become familiar with using this
  1865. software you can skip some of these steps and use the short cut
  1866. keys.  For example, if you've already printed one report you can
  1867. print a second simply by entering your search criteria and
  1868. pushing F6 (or F8).
  1869.  
  1870. ________________ORGANIZE Your Collection - REFERENCE SECTION - 32
  1871.  
  1872. EXIT MENU
  1873.  
  1874. You can drop-down the eXit menu by either pushing ALT-X or by
  1875. pushing the ESC key.
  1876.  
  1877. The eXit menu is how you get out of the ORGANIZE! software.
  1878.  
  1879. Push ESC (or ALT-X) to display the "eXit menu" and then push
  1880. ENTER to exit from the software.
  1881.  
  1882.  
  1883. HELP MENU
  1884.  
  1885. OYC includes a series of help screens that have key information
  1886. about the main functions.  Push ALT-H to drop-down the Help Menu. 
  1887. Then use the scroll bar to select the topic you want information
  1888. about.
  1889.  
  1890.  
  1891. RETURN
  1892.  
  1893. The final selection only appears at the top of the screen when a
  1894. drop-down menu is displayed.  The Return selection removes the
  1895. drop-down menus from the screen and returns you to the Main
  1896. Screen.  You can also return to the Main Screen by pushing the
  1897. ESC key.
  1898.  
  1899.  
  1900. CALCULATOR
  1901.  
  1902. A pop-up calculator is included in OYC and can be accessed from
  1903. the Main Screen, Edit Screen, or Make Entries Screen.  To
  1904. display the calculator push CTRL-C.
  1905.  
  1906. The calculator displays a "tape" of the calculation.  Use the
  1907. numeric keypad just as you would a normal calculator.  (The
  1908. ENTER key functions as the = key).  As you use the numeric keypad
  1909. to enter calculations you will see them printed on the "tape"
  1910. that appears on the screen.
  1911. ________________________________ORGANIZE YOUR SPORTS CARDS - 33
  1912.  
  1913.  
  1914. SPORTS CARD COLLECTIONS
  1915.  
  1916. Baseball Cards - Football Cards - Hockey Cards - Basketball Cards
  1917.  
  1918. This software is designed for use by people who collect cards for
  1919. fun and for the serious investor.  It makes tracking your
  1920. collection and its value quick and easy; allows you to keep an
  1921. active want and trading list; it quickly identifies cards you are
  1922. predicting will be hot (or cold); and it provides a permanent,
  1923. easy to update catalog of your collection for insurance purposes.
  1924.  
  1925. The following are descriptions of what each line in the various
  1926. CARD formats was designed to catalog.  Please note that each
  1927. format is different, but you will find the lines used in each
  1928. format listed here.  In enterting information you are not limited 
  1929. to what is listed here.  You can enter anything on any line and
  1930. the software will still be able to conduct correct searches 
  1931. and sorts.
  1932.  
  1933. Name - The name of the player.
  1934.  
  1935. Company - The name of the company that printed the card.
  1936.  
  1937. Number - The card number.
  1938.  
  1939. Year - The year the card was issued (i.e. 1985).
  1940.  
  1941. Note - This line is provided for miscellaneous information.  
  1942.  
  1943. Value - Enter the current value of the card or set.  I recommend
  1944. that you use different files for individual cards and sets.  This
  1945. will allow you to track the value of your collection based on the
  1946. value or the individual cards or based on the sets you have.
  1947.  
  1948. Always use the same number of digits when entering values.  If
  1949. the values of items in your collection ranges from $1 to $1000,
  1950. then the $1 items should have their values entered as 0001 which
  1951. uses the same number of digits as 1000.  If you need to include
  1952. cents some entries, such as in $1.50, but not on others, you do
  1953. not need to type ".00".  Digits to the right of the decimal
  1954. point, while significant in determining the value of an item, do
  1955. not effect how a computer sorts values. 
  1956.  
  1957. Team - The team listed on the card for whom the player played.
  1958. ________________________________ORGANIZE YOUR SPORTS CARDS - 34
  1959.  
  1960.  
  1961. Set - Us this line to identify the set this card belongs to.
  1962.  
  1963. Other - Like the NOTE line you can enter whatever information you
  1964. feel is useful.
  1965.  
  1966. Condition - What condition is the card in?  Any bent corners or
  1967. wear marks?
  1968.  
  1969. Update - The next four lines can just have a single letter on
  1970. them, or you may wish to include a short comment.  If this is an
  1971. update card, put the letter "Y" (or the word "YES") on this line.
  1972.  
  1973. Rookie - If this is a rookie card, put the letter "Y" on this
  1974. line.
  1975.  
  1976. Error - If this is an error card, put the letter "Y" on this
  1977. card.
  1978.  
  1979. Short Printed - If this card was short printed, put the letter
  1980. "Y" on this line.
  1981.  
  1982. Wanted/Avail - If you want to purchase this card, put the letter
  1983. "W" or the word "WANTED" on this line.  If you have this card
  1984. available for trade, put the letter "T" or "TRADE" on this line. 
  1985. If you would like to sell this card, put the letter "S" or type
  1986. "SELL" on this line.  Entering cards that you want to buy or
  1987. trade makes maintaining your catalog easier.  For example, when
  1988. you get a card you wanted just remove the word WANTED and the
  1989. card is already entered in your catalog.
  1990.  
  1991. Location - Where is this card (or set) stored?
  1992.  
  1993. Value Change - Is the value of this card going up or down
  1994. rapidly?
  1995.  
  1996. Hot - Do you feel this is, or will be a hot card?  If so, makes
  1997. some notes here.
  1998.  
  1999. Cold - Do you think this is, or will be a cold card?
  2000.  
  2001. Note-1 - Use this line for miscellaneous information.
  2002.  
  2003. Note-2 - Use this line for miscellaneous information.
  2004. _____________________ORGANIZE Your Collection APPENDIX A - 35
  2005.  
  2006. APPENDIX A - PROBLEM SOLVING
  2007.  
  2008. This section describes some of the errors and problems other
  2009. users have encountered and recommends solutions.  In most cases
  2010. the software will detect problems, diagnose them and put a
  2011. message on the screen.
  2012.  
  2013.  
  2014. Permission Denied - this is a DOS error message.  It means that
  2015. you are using a disk that is write protected.  Remove the write
  2016. protection and the problem will be solved.  This problem might
  2017. also be caused by a directory that is full.  You can have a full
  2018. directory even if there is space available on your disk. 
  2019. Depending on the version of DOS you have there is a limit on the
  2020. number of files you can have in a directory.  In most cases this
  2021. limit is 128 files.  If you try to create more than 128 files you
  2022. may get the "Permission Denied" error message.
  2023.  
  2024.  
  2025.  
  2026. The Software Won't Start - if when you type OYC the software does
  2027. not start there are several possibilities:
  2028.  
  2029. 1. If you get a message that says "Bad Command or Filename" then
  2030. your computer can not find the OYC.EXE file.  Be sure you are in
  2031. the directory that contains the OYC.EXE file.  To do this type
  2032. DIR *.EXE and check to see that OYC.EXE is listed in the
  2033. directory.  If it is not listed you most likely will need to use
  2034. the DOS CD command to change to the correct directory.
  2035.  
  2036. 2. If nothing happens or your computer locks up when you type
  2037. OYC, you may have fragmented or cross linked files.  Please see
  2038. the section which discusses fragmented files.
  2039.  
  2040.  
  2041.  
  2042. All Data Files Have Disappeared - I've had many people call me
  2043. with this problem.  Yesterday they were typing entry 4000 and
  2044. today the software says they are on entry #1.  What happened? 
  2045. Usually the cause of this problem is that the database filename
  2046. has been changed.  All 4000 entries still exist, they are just
  2047. stored using a different filename than the current filename.  In
  2048. many cases they have switched from CARD-B to CARD-A or something
  2049. similar.  Its easy to get them mixed up, so be sure you are
  2050. using the right filename.
  2051.  
  2052.  
  2053. The Software Can't Find A Catalog You Know Exists - in
  2054. addition to the filename you can also set a PATH.  This allows
  2055. you to store data in other directories.  If you are looking for a
  2056. catalog that is stored in a different directory, you will
  2057. _______________________ORGANIZE Your Collection APPENDIX A - 36
  2058.  
  2059.  
  2060. need to specify the PATH to that directory as a part of the
  2061. filename.
  2062.  
  2063. I generally recommend you keep all of your catalogs in the
  2064. same directory as the OYC.EXE file.  This makes it easier to keep
  2065. track of what these files are used for and which program they go
  2066. with.
  2067.  
  2068.  
  2069. Fragmented Files - there is no error message that will tell you
  2070. that your computer has fragmented files.  Fragmented files are a
  2071. normal result of using a computer.  When a computer stores
  2072. information on a disk it puts it into the next available sector
  2073. on the disk.  The next available sector may not be physically
  2074. located anywhere near the previous sectors the computer was
  2075. using.  As you add to a data file it tends to be broken into
  2076. small pieces that are scattered in various sectors all over the
  2077. disk.
  2078.  
  2079. The problem with fragmented files is that they slow down your
  2080. computer because it takes more time for the heads in your disk    
  2081.  
  2082.  
  2083. drive to move from piece to piece of a file that is scattered all
  2084. over a disk.  With serious file fragmentation the computer can
  2085. actually lose track of pieces of a file or start to get cross
  2086. linked files.  As a result the computer can become "confused" and
  2087. lock-up, you might start getting strange results for searches or
  2088. be unable to access some entries.
  2089.  
  2090. If your computer was working fine yesterday and today seems to be
  2091. giving you strange results and problems, the cause may be the
  2092. result of fragmented files.  I've seen all kinds of problems the
  2093. range from software locking up to files becoming inaccessible. 
  2094. To solve and prevent this problem you'll need utility software
  2095. such as PC Tools or the Norton Utilities.  Both of these programs
  2096. provide file de-fragmentation. 
  2097.  
  2098. You should defragment your hard disk on a regular basis.  I've
  2099. found my computer can get fragmented files after just one day of
  2100. use (one day of use for me is probably a lot for someone else). 
  2101. In most cases you should perform preventive maintenance by
  2102. defragmenting your hard disk after every 50 to 100 hours of use.
  2103.  
  2104.  
  2105.